Beheer van projectkosten
Projectkostenbeheer wordt gedefinieerd als het proces van het plannen en beheersen van het project op kosteneffectieve wijze. Het definieert welke kosten vereist zijn voor elk product. De kosten van het project kunnen worden geschat op basis van verschillende procesbronnen (voorbeelden hieronder)
- Work Breakdown Structure (WBS) maken
- Ontwikkel een schema
- Plan human resources
- Risico's identificeren
De input van kostenbeheer omvat:
- Projectmanagementplan
- Project charter
- Omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Organisatieproces activa
Terwijl de output hiervan is
- Plan voor kostenbeheer.
Het maken van een schatting en kostprijsberekening voor een project is een uiterst cruciaal onderdeel van elk projectbeheer. Bij het berekenen van het projectbudget worden verschillende dingen in overweging genomen, zoals arbeidskosten, noodzakelijke aanschaf van apparatuur, materiaalkosten, enz.
Wat is een schatting van de projectkosten?
Projectkostenraming wordt gedefinieerd als het proces waarbij de totale uitgaven van het project worden benaderd. De nauwkeurigheid van de kostenraming hangt af van de nauwkeurigheid en details van de projectscope, de scope-baseline. Het bereik zal ook eventuele beperkingen definiëren, zoals datum, middelen of budget. Het risicoregister helpt bij het berekenen van de geschatte soorten kosten, de kosten die zijn gemaakt achter de voorwaardelijke actie en de kosten die zijn gemaakt om met risico's om te gaan.
Om de kosten van een project te schatten, moet u verschillende kostensoorten indelen in categorieën zoals
- Arbeidskosten
- Uitrusting kosten
- Kosten van benodigdheden
- Reiskosten
- Opleidingskosten
- Overheadkosten, etc.
Technieken die worden gebruikt om de projectkosten te schatten
Om de projectkosten formeel te schatten, zijn er enkele methoden (technieken) die als volgt worden gebruikt:
- Analoog schatten
Deze schattingstechniek is gebaseerd op oordelen van experts en informatie op basis van vergelijkbare eerdere projecten. Waar eerder gedaan, worden vergelijkbare projectkosten beschouwd met een plus of minus van 20% voor een bestaand project.
- Parametrisch schatten
Gegevens uit het verleden of record worden gebruikt om de kosten voor het huidige project te schatten.
- Bottom-up schatten
Als je eenmaal de reikwijdte van het project hebt gedefinieerd, is dit de meest betrouwbare vorm van techniek. Bij deze techniek, gebaseerd op WBS, schat u de kosten voor elke resource of deliverables.
Evenzo zijn er andere methoden (technieken) die nuttig kunnen zijn voor het schatten van de kosten, zoals PERT-schatting, analyse van leveranciersbiedingen, enz.
Planning van projectbudget
Het belangrijkste doel van deze activiteit is het toewijzen en autoriseren van de geldmiddelen die nodig zijn om het project te voltooien. De belangrijkste output voor het bepalen van het budget omvat de basislijn van de kostenprestaties. Het geeft niet alleen aan welke kosten worden gemaakt, maar ook wanneer er kosten worden gemaakt. De input voor het bepalen van het budget omvat
- Schattingen van activiteitskosten
- Basis voor schattingen
- Reikwijdte baseline
- Project planning
- Bronnenkalenders
- Contracten
- Organisatieproces activa
De output van dit proces is
- Basislijn voor kostenprestaties
- Vereisten voor projectfinanciering
- Updates van projectdocumenten
De projectbudgettering wordt parallel met het projectplanningsproces uitgevoerd. Het is sterk afhankelijk van drie componenten -
- Kostenraming
- Taakduur
- Toegewezen middelen
Tijdens projectbudgettering communiceert de projectmanager met verschillende mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de werkinspanningen en voor het schatten van projectkosten.
Hij zal verschillende projectvooruitzichten gebruiken, zoals de werkverdelingsstructuur van het project, de kostenramingen, historische gegevens en records, resource-informatie en beleid.
Zonder risicobeoordeling is het budgetteringsproces niet voltooid. Bij het risicobeoordelingsproces wordt rekening gehouden met factoren als tijdgebrek, beschikbaarheid van middelen, ervaring van het ontwikkelteam, de gebruikte technologie, enz. De risicobeoordeling kan een bedrag tussen 25 en 30 procent van de totale projectkosten bedragen.
Project kwaliteitsmanagementplan
De procesgroep kwaliteitsmanagement bestaat uit drie processen,
- Plan kwaliteit
Plankwaliteitsproces omvat het identificeren welke standaardkwaliteit relevant is voor het project en hoe deze te vervullen. Het omvat ook het identificeren van kwaliteitsstatistieken en standaardmaatregelen voor projectprocessen, wettelijke nalevingsvereisten, productfunctionaliteit, documentatie, enz.
De input van het kwaliteitsmanagement van het plan omvat
- Projectmanagementplan
- Register van belanghebbenden
- Risicoregister
- Vereisten documentatie
- Omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Organisatieproces activa
De output voor het kwaliteitsmanagement is
- Kwaliteitsmanagementplan
- Procesverbeteringsplan
- Kwaliteitsstatistieken
- Kwaliteitschecklists
- Updates van projectdocumenten
- Kwaliteitsverzekering
Deze fase omvat hoofdzakelijk twee activiteiten: eerst de projectkwaliteit analyseren en de projectkwaliteit verbeteren. Het is een proces waarbij de kwaliteitseisen en de resultaten van kwaliteitscontrolemetingen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de kwaliteitsnorm gedurende het hele proces wordt gehandhaafd. De input hiervoor zal dezelfde zijn als de output van plan kwaliteitsmanagement terwijl de
De output van dit proces zal zijn
- Verander verzoek
- Projectmanagementplan
- Updates van projectdocumenten
- Updates van bedrijfsmiddelen voor bedrijfsprocessen
- Kwaliteitscontrole
Dit zal worden uitgevoerd om de kwaliteit gedurende de hele levenscyclus van het project te bewaken. Het definieert hoe de kwaliteitsnorm kan voldoen aan de gedefinieerde kwaliteitsnormen. De output van Quality Assurance zal de input zijn voor Quality Control. Terwijl de output zal
- Kwaliteitscontrolemetingen
- Valideer wijzigingen
- Geverifieerde resultaten
- Informatie over werkprestaties
- Verander verzoek
- Projectmanagementplan
- Updates van projectdocumenten
- Updates van bedrijfsmiddelen voor processen
Project Human Resource Management
HR-management omvat het proces van het organiseren, beheren en leiden van het projectteam. Het bestaat uit de mensen met toegewezen rollen en verantwoordelijkheden voor het voltooien van het project. Het HR-management zal zich bezighouden met vier processen.
- Ontwikkel een personeelsplan : in deze fase worden de projectrollen en -verantwoordelijkheden, de projectorganisatieschema's en het personeelsbeheerplan gedefinieerd
De input voor dit testament
- Projectmanagementplan
- Vereisten voor activiteitenbronnen
- Omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Organisatieproces activa
De output hiervoor zal zijn
- Plan voor personeelsbeheer
- Verwerven projectteam :
Deze fase bevestigt de beschikbaarheid van het personeel en het verkrijgen van het team dat nodig is om de projectactiviteiten te voltooien. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. Terwijl de output van deze fase zou zijn
- Opdrachten van projectmedewerkers
- Bronnenkalenders
- Updates van het projectbeheerplan
- Projectteam ontwikkelen :
In deze fase ligt de focus op het verbeteren van de teamefficiëntie, de interactie tussen teamleden en het verbeteren van de algehele team- en projectprestaties. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. Terwijl de output voor deze fase zou zijn
- Team prestatiebeoordelingen
- Updates van omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Aansturen projectteam :
Dit proces omvat het volgen van de prestaties van teamleden, het oplossen van problemen, het geven van feedback en het managen van een team om de projectprestaties te optimaliseren. De input voor deze fase is de output van de vorige stap. Terwijl de output voor deze fase zou zijn
- Verander verzoek
- Updates van het projectbeheerplan
- Updates van projectdocumenten
- Updates van omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Updates van bedrijfsmiddelen voor processen
Project Communicatie Management
Projectcommunicatie betekent hier niet verbaal met elkaar communiceren, maar projectgerelateerde informatie effectief overdragen aan het projectteam, belanghebbenden, projectmanagers, enz. -doorvoeren, etc.
Dit segment omvat hoofdzakelijk vijf gebieden
- Communiceren met belanghebbenden
Het is het proces van het ontwikkelen van een aanpak om efficiënt met belanghebbenden te communiceren en hun vereisten te begrijpen. De input hiervoor zou zijn
- Projectmanagementplan
- Register van belanghebbenden
- Omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Organisatieproces activa
Terwijl de output hiervoor zal zijn
- Communicatie management plan
- Updates van projectdocumenten
- Beheer communicatie
Het is het proces van het opslaan, verspreiden, verzamelen en ophalen van projectinformatie in overeenstemming met een communicatieplan. De input van deze fase zou zijn
- Omgevingsfactoren voor ondernemingen
- Organisatieproces activa
- Werkprestatierapporten
- Communicatie management plan
Terwijl de output zou zijn
- Projectcommunicatie
- Updates van het projectbeheerplan
- Updates van projectdocumenten
- Updates van bedrijfsmiddelen voor processen
- Controle communicatie
Het is het proces van het controleren en bewaken van communicatie gedurende de gehele levenscyclus van het project. De input voor deze fase zou zijn
- Projectmanagementplan
- Projectcommunicatie
- Probleemlogboek
- Gegevens over werkprestaties
- Organisatieproces activa
Terwijl de output van deze fase zou zijn
- Informatie over werkprestaties
- Verander verzoeken
- Updates van het projectbeheerplan
- Updates van projectdocumenten
- Updates van organisatieprocessen
Overzicht
Kostenbeheer is het proces van het kosteneffectief plannen en beheersen van het project. Het helpt u bij het registreren en volgen van de uitgaven die na het project zijn gemaakt.
Om ervoor te zorgen dat uw project binnen een bepaalde tijdlijn en binnen een bepaald budget wordt voltooid, zullen we in de volgende zelfstudie zien welke risicofactor moet worden beperkt.