Er zijn diverse standaard correspondentietypen beschikbaar zoals factuurafdruk, rekeningafschrift etc. Ook aangepaste correspondentiesoorten kunnen worden aangemaakt.
Correspondenties kunnen worden aangemaakt op het moment van een bepaalde zakelijke transactieverwerking of in een later stadium voor reeds gemaakte transactieboekingen.
Correspondentie kan naar de klant / leverancier worden gestuurd in verschillende formaten, zoals e-mail en fax. Correspondentie is in feite brieven etc. die vanuit SAP naar leverancier / klant etc. wordt verzonden.
Correspondentie kan individueel of collectief worden aangemaakt, ad hoc of via geautomatiseerde batchopdrachten.
In deze tutorial leer je-
- Soorten correspondentie
- Correspondentieconfiguraties
- Correspondentie genereren
- Correspondentie afdrukken
- Correspondentie via e-mail
Soorten correspondentie
Hieronder volgt een voorbeeldlijst van verschillende standaard correspondentietypen, die kunnen worden gekopieerd om een specifiek aangepast formulier, programma, enz. Te maken.
| Correspondentietype | Correspondentiebeschrijving | Afdrukprogramma | Vereiste data | Voorbeeld van een standaard SAP-scriptformulier |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalingsberichten | RFKORD00 | Document Nummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Rekeningafschriften | RFKORD10 | Rekeningnummer en datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Afschriften van wisselkosten | RFKORD20 | Document Nummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne documenten | RFKORD30 | Document Nummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Individuele letters | RFKORD40 | Rekeningnummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Documentfragmenten | RFKORD50 | Document Nummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Klantverklaringen | RFKORD11 | Klantnummer en datum | F140_CUS_STAT_01 |
Correspondentieconfiguraties
Configuratie van correspondentie in SAP kan worden uitgevoerd in de volgende stappen hieronder
Stap 1) Definieer het correspondentietype
Pad: - SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen voor correspondentie maken en controleren> Correspondentietypen definiëren
Transactiecode: - OB77
Hier zijn verschillende SAP-standaard correspondentiesoorten beschikbaar. U kunt ook uw aangepaste correspondentietypen maken. U kunt aangeven welke gegevens nodig zijn voor het genereren van een correspondentie, bijv. Voor rekeningafschrift kunt u aangeven dat klant / leveranciersstam nodig is voor het afschrift. U kunt ook de datumparameters en de tekst opgeven die moet worden weergegeven voor de datumselectie.
Stap 2) Wijs het programma toe aan het correspondentietype
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen maken en controleren voor correspondentie> Programma's toewijzen voor correspondentiesoorten
Transactiecode: - OB78
Hier moet u het correspondentiegeneratorprogramma koppelen aan het correspondentietype. U kunt ook verschillende programma's specificeren voor verschillende bedrijfscodes. (U kunt hier ook de standaardvariant specificeren die het programma moet uitvoeren. U kunt een dergelijke variant maken op basis van transactie SE38 / SA38 voor het programma.)
U kunt ook uw eigen aangepaste programma maken als een kopie van het standaardprogramma en passende wijzigingen aanbrengen om aan al uw klantspecifieke behoeften te voldoen.
Stap 3) Bepaal de oproepfuncties voor het correspondentietype
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen voor correspondentie maken en controleren> Oproepfuncties bepalen
Transactiecode: - OB79
Hier moet u aangeven op welk moment u het betreffende correspondentietype kunt genereren. U kunt ook een andere instelling opgeven voor verschillende bedrijfscodes. De verschillende beschikbare opties zijn: -
- Op het moment van documentinvoer (bijv. FB50, FB60, etc.)
- Op het moment van het boeken van betalingen (bijv. F-28, F-26, etc.)
- Op het moment dat het document wordt weergegeven of gewijzigd (bijv.FB02, FB03, enz.)
- Op het moment van accountweergave (bijv.FBL1N, FBL5N, etc.)
Stap 4) Wijs Correspondentieformulier toe aan Correspondentieafdrukprogramma
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Correspondentie regelitems> Instellingen voor correspondentie configureren en controleren> Formuliernamen definiëren voor correspondentie afdrukken
Transactiecode: - OB96
Hier moet u specificeren welke formulierdefinitie zal worden gebruikt door het correspondentie-afdrukprogramma. U kunt ook een andere instelling opgeven voor verschillende bedrijfscodes. (Het SAP-scriptformulier wordt gedefinieerd met de transactie SE71 , waarbij de verschillende gegevens worden gerangschikt in het uitvoerformaat om te worden verwerkt. Dit SAP-scriptformulier definieert de lay-out in de uitvoer.)
U kunt ook tweecijferige formulier-ID's gebruiken, waarmee u verschillende formulieren voor verschillende formulier-ID's in dezelfde bedrijfscode kunt oproepen.
Dit formulier-ID kan worden opgegeven in het selectiescherm van het afdrukprogramma dat correspondentie genereert. U kunt slechts één formulier-ID tegelijk selecteren voor een correspondentietype. U kunt meerdere correspondentietypen maken, waardoor verschillende formulier-ID's worden geactiveerd.
Stap 5) Definieer afzendergegevens voor correspondentie
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen voor correspondentie maken en controleren> Gegevens van afzender voor correspondentieformulier definiëren
Transactiecode: - OBB1
U kunt hier de details voor koptekst, voettekst, handtekening en afzender linken. Deze tekst wordt gedefinieerd met de transactie SO10 met tekst-ID zoals hierboven gelinkt (bijv. ADRS). U kunt ook een andere instelling specificeren voor verschillende bedrijfscodes. (Er kan ook een tweecijferige afzendervariant worden gedefinieerd, die u kunt opgeven voor de selectieparameters van het afdrukprogramma. Hierdoor worden verschillende afzendergegevens mogelijk binnen dezelfde bedrijfscode.)
Stap 6) Definieer sorteervarianten voor correspondentie
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen voor correspondentie maken en controleren> Sorteervarianten voor correspondentie definiëren
Transactiecode: - O7S4
U kunt hier aangeven in welke volgorde de correspondentiebrieven worden gegenereerd. Als u bijvoorbeeld een rekeningoverzicht genereert voor meerdere leveranciers, worden de leveranciers in deze volgorde gesorteerd en wordt de brief gegenereerd. Deze sorteervariant kan worden opgegeven in het selectiescherm van het printprogramma dat correspondentie genereert.
Stap 7) Definieer sorteervarianten voor regelitems in correspondentie
Pad: -SPRO> Financiële boekhouding (nieuw)> Debiteuren en crediteuren> Klantrekeningen> Regelitems> Correspondentie> Instellingen voor correspondentie maken en controleren> Sorteervarianten voor regelitems definiëren
Transactiecode: - O7S6
U kunt hier aangeven in welke volgorde de verschillende posten in een correspondentiebrieven verschijnen. Als een leveranciersrekeningoverzicht bijvoorbeeld meerdere facturen bevat, worden de facturen in deze volgorde gesorteerd en wordt de brief gegenereerd.
Deze sorteervariant kan worden opgegeven in het selectiescherm van het printprogramma dat correspondentie genereert.
Correspondentie genereren
Zoals eerder getoond tijdens het configureren van het oproeppunt, kan de correspondentie op onderstaande tijdstippen worden gegenereerd: -
- Op het moment van documentinvoer (bijv. FB50, FB60, etc.)
- Op het moment van het boeken van betalingen (bijv. F-28, F-26, etc.)
- Op het moment dat het document wordt weergegeven of gewijzigd (bijv.FB02, FB03, enz.)
- Op het moment van accountweergave (bijv.FBL1N, FBL5N, etc.)
Correspondentie kan worden gegenereerd voor een bepaald document of voor een leverancier (s) / klant (en). Volgende dia's zullen het genereren van correspondentie op verschillende manieren en het afdrukken ervan uitleggen.
Correspondentiegeneratie (methode A): -
De correspondentie kan worden gegenereerd terwijl u het document aanmaakt, wijzigt of weergeeft.
Ga hiervoor naar Omgeving> Correspondentie en selecteer het relevante correspondentietype, zie bijvoorbeeld het onderstaande scherm bij het aanmaken van de FB70 klantfactuur : -
Evenzo kunt u de correspondentie creëren op basis van documentweergave / wijziging van de transactie, zoals in FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, enz.
Correspondentiegeneratie (methode B)
Voor bestaande boekhoudingsdocumenten kunt u transactiecode FB12 gebruiken .
Na het invoeren van de bedrijfscode wordt gevraagd naar het correspondentietype. Selecteer Correspondentietype en het zal u vragen om het documentnummer / rekeningnummer in te voeren. enz. gebaseerd op de instelling van het correspondentietype. Hierna wordt de correspondentie gevraagd.
Correspondentiegeneratie (methode C)
Vanaf transactie F.27 kunt u de correspondentie (Rekeningoverzicht) voor leverancier (s) / klant (en) genereren.
Hier "Indicator in stamrecord" moet de opgegeven waarde overeenkomen met de waarde die is opgegeven in stamgegevens klant / leverancier> Bedrijfscode> Correspondentie.
Als u het selectievakje "Individuele aanvraag" selecteert en dezelfde leverancier / klant regelitems in meerdere bedrijfscodes heeft, wordt voor elke bedrijfscode een apart overzicht gegenereerd.
Correspondentie afdrukken
Correspondentie afdrukken (methode A): -
Gebruik transactiecode F.61 om het relevante reeds gegenereerde correspondentietype af te drukken. Bij uitvoering zal het eenvoudig de correspondentie afdrukken (als e-mail / fax, enz. Is geconfigureerd, wordt de uitvoer in dat formaat gegenereerd)
Correspondentie afdrukken (methode B): -
Vanaf transactie F.64 kunt u de gegenereerde correspondentiebrief (Spool) zien en afdrukken. (Het verschil met F.61 is dat u in F.64 ook andere bewerkingen kunt uitvoeren (zoals verwijderen, afdrukvoorbeeld, enz.) Voor reeds gegenereerde correspondentieverzoeken.)
De gegenereerde spool kan worden bekeken en afgedrukt vanuit transactie SP02 of Systeem> Eigen spoolverzoek .
Correspondentie via e-mail
Behoud het e-mailadres in de instelling in klant- / leveranciersstam> Algemene gegevens> Adrestabblad> Communicatie en selecteer de communicatiemethode als e-mail.
Onderhoud ook de e-mail-id in de master klant / leverancier> Gegevens bedrijfscode> tabblad Correspondentie.
Vervolgens wordt de correspondentie voor deze klant / leverancier gegenereerd in e-mailindeling in plaats van in afdrukuitvoer (rekening houdend met de instelling voor het verlaten van de gebruiker om de communicatiemethode te bepalen in de gebruikersuitgang die wordt gegeven in de volgende dia.)
(Opmerking: op dezelfde manier kunt u instellingen maken voor de faxuitvoer door de standaardcommunicatie als FAX te selecteren en het faxnummer te behouden.)
Dit artikel is bijgedragen door Manisha Singh