Wat is SAP?
SAP staat voor Systems Applications and Products in Data Processing. SAP is per definitie ook de naam van de ERP-software (Enterprise Resource Planning) en de naam van het bedrijf. SAP Software is een Europese multinational, opgericht in 1972 door Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner en Tschira. Ze ontwikkelen softwareoplossingen voor het beheer van bedrijfsactiviteiten en klantrelaties.
SAP-systeem bestaat uit een aantal volledig geïntegreerde modules die vrijwel elk aspect van bedrijfsbeheer dekken.
SAP is # 1 in de ERP-markt. Sinds 2010 heeft SAP wereldwijd meer dan 140.000 installaties, meer dan 25 branchespecifieke bedrijfsoplossingen en meer dan 75.000 klanten in 120 landen
Andere concurrerende producten van SAP-software op de markt zijn Oracle, Microsoft Dynamics, enz.
Wat is SAP ERP? Waarom is het vereist?
In de volgende video wordt de behoefte aan ERP-software zoals SAP in een onderneming uitgelegd
Klik hier als de video niet toegankelijk is
De zeer fundamentele vraag voor beginners is waarom Enterprise Resource Planning, ook wel ERP genoemd, vereist is? Laten we om dit te beantwoorden eens kijken naar dit typische bedrijfsscenario.
Stel dat een klant een verkoopteam benadert om een bepaald product te vragen. Het verkoopteam neemt contact op met de voorraadafdeling om de beschikbaarheid van het product te controleren. Tot hun verbazing ontdekte het verkoopteam dat het product niet op voorraad is. Dus de volgende keer dat dit niet gebeurt, moeten ze een SAP ERP-tool introduceren.
Voordat we echt in detail zien, wat ERP is en hoe ERP kan helpen in uw bedrijfsproces, zullen we begrijpen hoe verschillende afdelingen betrokken zijn bij het hele bedrijfsproces, vanaf het bestellen van de grondstof - tot het vervaardigen van goederen - tot het afleveren van de eindproducten. producten aan de klant.
Hier is het hele proces dat door elke bedrijfseenheid wordt gevolgd.
- Klant neemt contact op met het verkoopteam om de beschikbaarheid van het product te controleren
- Het verkoopteam benadert de afdeling Inventaris om de beschikbaarheid van het product te controleren
- Als het product niet op voorraad is, benadert het verkoopteam de afdeling Productieplanning om het product te vervaardigen
- Het productieplanningsteam controleert met de voorraadafdeling de beschikbaarheid van grondstoffen
- Als de grondstof niet beschikbaar is met voorraad, koopt het productieplanningteam de grondstof bij de leveranciers
- Vervolgens stuurt Production Planning de grondstoffen door naar de Shop Floor Execution voor daadwerkelijke productie
- Eenmaal klaar, stuurt het Shop Floor Team de goederen naar het Sales Team
- Verkoopteam dat het op zijn beurt aan de klant levert
- Het verkoopteam werkt de financiën bij met inkomsten die zijn gegenereerd door de verkoop van het product. Het productieplanningsteam werkt de financiën bij met betalingen die aan verschillende leveranciers voor grondstoffen moeten worden gedaan.
- Alle afdelingen benaderen de HR voor elk HR-gerelateerd probleem.
Dat is een typisch bedrijfsproces voor elk productiebedrijf. Enkele belangrijke conclusies die men uit het scenario zou kunnen trekken, zijn.
- Het heeft veel afdelingen of bedrijfseenheden
- Deze afdelingen of business units communiceren continu en wisselen gegevens met elkaar uit
- Het succes van elke organisatie ligt in effectieve communicatie en gegevensuitwisseling binnen deze afdelingen, maar ook in aanverwante derde partijen, zoals leveranciers, outsourcers en klanten.
Op basis van de manier waarop communicatie en gegevensuitwisseling wordt beheerd. Enterprise-systemen kunnen grofweg worden geclassificeerd als
1) Gedecentraliseerd systeem
2) Gecentraliseerd systeem dat ook wel ERP wordt genoemd.
Gedecentraliseerd systeem
Laten we eerst naar het gedecentraliseerde systeem kijken, in een bedrijf met een gedecentraliseerd systeem voor gegevensbeheer. Er zijn twee grote problemen -
- De gegevens worden lokaal bijgehouden op de afzonderlijke afdelingen
- Afdelingen hebben geen toegang tot informatie of gegevens van andere afdelingen
Om problemen te identificeren die optreden als gevolg van een gedecentraliseerd Enterprise-beheersysteem, laten we hetzelfde bedrijfsproces opnieuw bekijken. De klant benadert het verkoopteam voor een product, maar deze keer heeft hij het product dringend nodig.
Omdat het een gedecentraliseerd proces is, heeft het verkoopteam geen realtime informatietoegang tot de productbeschikbaarheid . Daarom benaderen ze de afdeling Inventaris om de beschikbaarheid van het product te controleren. Dit proces kost tijd en de klant kiest een andere leverancier, wat leidt tot verlies van inkomsten en ontevreden klanten.
Stel nu dat het product niet op voorraad is, en het verkoopteam benadert het productieplanningsteam om het product voor toekomstig gebruik te vervaardigen. Productieplanningsteam controleert de beschikbaarheid van de benodigde grondstoffen.
In een gedecentraliseerd systeem wordt grondstofinformatie apart opgeslagen door zowel productieplanning als de voorraadafdeling. De kosten voor gegevensonderhoud (in dit geval grondstof) gaan dus omhoog.
De grondstofinformatie is beschikbaar op twee verschillende afdelingen Inventaris en Productieplanning. Wanneer het verkoopteam een bepaalde grondstof controleert die nodig is om het product te vervaardigen, toont dit aan dat de grondstof beschikbaar is volgens de inventaris, maar volgens de database van het productieplanningsteam is de grondstof niet op voorraad.
Dus ze gaan door en kopen de grondstof. Het materiaal en de voorraadkosten gaan dus omhoog.
Als de grondstof eenmaal beschikbaar is, realiseert de afdeling op de werkvloer zich ineens dat er een tekort aan arbeidskrachten is. Zij benaderen de HR, die op haar beurt tegen hogere tarieven dan marktconforme uitzendkrachten inhuurt. Zo nemen de ARBEIDSkosten toe.
De afdeling productieplanning slaagt er niet in om de financiële afdeling op de hoogte te brengen van de materialen die ze hebben gekocht. De financiële afdeling verzuimt de betalingstermijn die door de verkoper is vastgesteld, waardoor het bedrijf zijn reputatie verliest en zelfs een mogelijke juridische procedure uitnodigt.
Dit zijn slechts enkele van de vele problemen met gedecentraliseerde systemen.
Enkele grote problemen met het gedecentraliseerde systeem zijn -
- Talrijke ongelijksoortige informatiesystemen die in de loop van de tijd afzonderlijk zijn gemaakt en moeilijk te onderhouden zijn
- Het integreren van de gegevens kost tijd en geld
- Inconsistenties en duplicatie van gegevens
- Gebrek aan tijdige informatie leidt tot ontevredenheid van klanten, verlies van omzet en reputatie
- Hoge voorraad-, materiaal- en personeelskosten.
Dit zijn enkele grote nadelen waarvoor we een oplossing nodig hebben. Welnu, de oplossing ligt in gecentraliseerde systemen, dwz ERP.
Gecentraliseerd systeem
In een bedrijf, met een gecentraliseerd systeem voor informatie- en gegevensbeheer.
1) Data wordt centraal bijgehouden en gedeeld met verschillende afdelingen
2) Afdelingen hebben toegang tot informatie of gegevens van andere afdelingen
Laten we opnieuw naar hetzelfde bedrijfsproces kijken om te begrijpen hoe een gecentraliseerd bedrijfssysteem helpt bij het oplossen van problemen die worden veroorzaakt door een gedecentraliseerd bedrijfssysteem.
In dit geval werken alle afdelingen een Centraal Informatiesysteem bij.
- Wanneer de klant het verkoopteam benadert om dringend een product te kopen. Het verkoopteam heeft realtime informatietoegang tot de producten in de voorraad, die wordt bijgewerkt door de voorraadafdeling in het gecentraliseerde systeem
- Het verkoopteam reageert op tijd op het verzoek van de klant, wat leidt tot hogere inkomsten en klanttevredenheid.
- Als er productie nodig is, werkt het verkoopteam de gecentraliseerde database bij, zodat de hele afdeling op de hoogte blijft van de productstatus.
- De afdeling productieplanning wordt automatisch bijgewerkt door de gecentraliseerde database voor vereisten. Productieplanningsteam controleert de beschikbaarheid van de benodigde grondstoffen via de Centrale Database, die wordt geactualiseerd door de Inventarisatie.
- Zo wordt gegevensduplicatie vermeden en worden nauwkeurige gegevens beschikbaar gesteld. Het Shop Floor Team actualiseert hun Man Power Status regelmatig in de Centrale Database, die toegankelijk is voor de HR-afdeling.
- Bij een tekort aan personeel start het HR-team het rekruteringsproces met een aanzienlijke doorlooptijd om een geschikte kandidaat aan te nemen tegen marktconforme prijs. Zo dalen de arbeidskosten.
- Terwijl leveranciers hun facturen rechtstreeks kunnen indienen bij het Central Enterprise System, dat toegankelijk is voor de financiële afdeling. Zo worden betalingen op tijd gedaan en worden mogelijke juridische acties vermeden
- SAP-software is een soort gecentraliseerd systeem. SAP-systemen worden het meest gebruikt in ERP-software.
De belangrijkste voordelen van het gecentraliseerde systeem zijn:
- Het elimineert de duplicatie, discontinuïteit en redundantie in gegevens
- Biedt in realtime informatie over afdelingen.
- SAP Company biedt controle over verschillende bedrijfsprocessen
- Verhoogt de productiviteit, beter voorraadbeheer, bevordert de kwaliteit, lagere materiaalkosten, effectief personeelsbeheer, lagere overheadkosten verhoogt de winst
- Betere klantinteractie en verhoogde doorvoer. Het verbetert ook de klantenservice
- Daarom is een gecentraliseerd bedrijfsbeheersysteem vereist.
- SAP-software is een gecentraliseerd bedrijfsbeheersysteem, ook wel Enterprise Resource Planning genoemd.
- De afkorting van SAP is Systems Applications and Products in Data Processing.