Grootboekboeking is het proces van het boeken van de salarisresultaten naar de juiste grootboekrekeningen, inclusief de kostenplaatsen. Het boeken van salarisresultaten naar de boekhouding is een van de volgende activiteiten die worden uitgevoerd na een succesvolle salarisrun. Het vindt meestal eenmaal per salarisperiode plaats, evenals na elke salarisrun buiten de cyclus. GL-posten doet het volgende
- Groepeert het posten van relevante informatie uit de salarisresultaten.
- Maakt samengevatte documenten.
- Voert de relevante boekingen uit naar de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen
Hoe wordt het posten beoordeeld?
Het salarisresultaat van elke werknemer bevat verschillende loonsoorten die relevant zijn voor de boekhouding:
- Loonsoorten zoals standaardsalaris, bonussen en overuren vertegenwoordigen uitgaven voor het bedrijf, die op een overeenkomstige onkostenrekening worden geboekt .
- Loonsoorten zoals bankoverschrijving, loonbelasting, werknemersbijdrage aan sociale verzekeringen, enz. Zijn de schulden van de werkgever aan de werknemer, de belastingdienst, enz. En worden als bijtelling geboekt op een overeenkomstige schulden of financiële rekening .
- Daarnaast zijn er loonsoorten zoals de werkgeversbijdrage ziektekostenverzekering, die een uitgave is voor de onderneming en tegelijkertijd een uitkering aan de sociale verzekeringsmaatschappij. Om deze reden worden dergelijke loonsoorten op twee rekeningen geboekt - eenmaal gedebiteerd als uitgave en eenmaal gecrediteerd als te betalen .
- Er bestaan ook andere soorten loon, bijvoorbeeld overlopende rekeningen, voorzieningen, enz. Deze loonsoorten worden gewoonlijk op twee rekeningen geboekt, eenmaal gedebiteerd als last en eenmaal gecrediteerd als voorziening .
Het boeken in het grootboek is een proces in 2 stappen: -
STAP 1) Maak een boekingsrun
Transactie: PC00_M99_CIPE
Overzicht:
- Deze stap creëert een boekingsrun op basis van de salarisresultaten, met een "onderscheidend nummer", een "run type PP" en de bijbehorende boekingsdocumenten.
- De boekingsrun zorgt ervoor dat de salarisresultaten voor een werknemer maar één keer worden geboekt
- Verwerkte salarisresultaten voor een werknemer worden gemarkeerd
- Als de boekingsrun succesvol is, krijgt deze de status "Documenten aangemaakt".
- Als de boekingsrun niet succesvol is, krijgt deze de status "Incorrect Documents". Relevante foutmeldingen verschijnen in het uitvoerlogboek.
Een boekingsrun kan in 3 modi worden uitgevoerd:
- Een testrun zonder documenten (T)
- Een simulatierun met simulatiedocumenten (S)
- Een productieve run (P)
Test (T)
Bij een testrun controleert het systeem alleen of het saldo van kosten en schulden nul is, zoals het hoort.
Simulatie (S)
Bij zowel simulatie- als productieve runs controleert het systeem alle HR- en RT-tabellen en de boekingsinformatie in stamgegevens om te bepalen of ze bestaan en of ze consistent zijn.
Productieve run (P)
Als u Run uitvoeren kiest voor een productieve run, voert het systeem de volgende stappen uit:
- Selecteert de medewerkers en hun salarisresultaten voor de evaluatie
- Creëert een boekingsrun
- Creëert boekingsdocumenten
Programma-invoerscherm
Voer salarisgebied, selectiecriteria, type documentaanmaak in, controleer uitvoerlogboek, voer documentdatum in en kies een boekingsvariant. Klik op Uitvoeren.
Uitvoerlogboek
- Het logboek laat zien of de boekingsrun voor alle personeelsnummers is geslaagd.
- U krijgt de lijst van alle geselecteerde medewerkers in "ROOD" (geeft fouten of onbalans aan) of "GROEN" (geeft aan dat er geen fouten zijn).
- In het uitvoerlogboek, als het een succesvolle boekingsrun is, wordt de "Doc. Creation ”zal Foutloos aangeven. Als het niet lukt, wordt de "Doc. Creation ”zal Incorrect aangeven.
- Schrijf het boekingsrunummer op.
- Als u de knop Documentoverzicht selecteert of dubbelklikt op het document Doc. aanmaakregel , hebt u toegang tot het documentoverzichtsscherm
STAP 2) Een boekingsrun bewerken
Transactie : PCP0Overzicht:
- Deze stap biedt een overzicht van ALLE documenten die tijdens de boekingsrun zijn aangemaakt.
- Als alternatief kunt u het documentoverzicht ook openen vanuit het logboek Boekingsrun aanmaken door de knop Documentoverzicht te kiezen of door te dubbelklikken op de regel Documentcreatie .
- U kunt door deze documenten heen bladeren om de redenen te identificeren waarom fouten zijn opgetreden voor een mislukte boekingsrun (dwz met de status "Onjuist").
Status van boekingsrun
- Aanvankelijk zou de status van de boekingsrun Documenten aangemaakt moeten zijn .
- Als de status Geen documenten gemaakt is en u verwachtte documenten, ga dan terug naar de vorige stap Een boekingsrun maken en probeer het opnieuw.
- Als er onjuiste documenten zijn, bekijk dan het foutbericht en los het op.
- Zodra de fout is opgelost en de status Document gemaakt is , selecteert u de knop Document vrijgeven en verandert de status in Alle documenten vrijgegeven
- Klik vervolgens op de knop Documenten plaatsen, Status verandert in Geposte documenten
