In deze zelfstudie maken we een eenvoudig kassasysteem voor een fictieve winkel. Het systeem zal door het operationele personeel worden gebruikt om de dagelijkse zakelijke transacties vast te leggen, de tactische staf zal het systeem ook gebruiken om de huidige prestaties van de winkel te volgen.
Het systeem kan gegevens exporteren om uit te blinken. Excel zal worden gebruikt als hulpmiddel bij het beslissingsondersteunend systeem om de gegevens te analyseren. De gegevens in Excel kunnen ook worden gecombineerd met gegevens uit andere bronnen.
Winkel MIS-componenten
1. Zakelijke procedures
Bedrijfsprocedures bepalen hoe de dagelijkse zakelijke transacties moeten worden uitgevoerd. Het kassasysteem wordt gebruikt om de dagelijkse verkopen vast te leggen.
De volgende lijst geeft een overzicht van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd wanneer een klant een artikel koopt
- De klant presenteert de te kopen items aan de kassa
- Kassier zoekt in het systeem naar het gepresenteerde item in het systeem om de prijs op te halen
- Kassier voert de hoeveelheid van het gekochte artikel in en het systeem berekent de totale kosten. Dit proces wordt herhaald voor alle gekochte artikelen
- Als een kassamedewerker ten onrechte een artikel of artikelhoeveelheid aan het systeem toevoegt, moet hij deze kunnen verwijderen als de betaling nog niet is geboekt. Als de betaling is geboekt, zou de kassamedewerker niets moeten kunnen verwijderen.
- Nadat de totale klantfactuur is geverifieerd, moet het systeem de kassamedewerker toestaan de klantbetaling te boeken en een ontvangstbewijs voor de klant af te drukken.
2 mensen
De gebruikers die het systeem zullen gebruiken, zijn kassamedewerkers, accountants en gebruikers van voorraadbeheer. Alle gebruikers moeten letterlijk computer zijn en worden getraind in het gebruik van het kassasysteem.
3. Hardware
Het kassasysteem zal Microsoft Access als database-engine gebruiken. Microsoft access is een zelfstandige database-engine en als zodanig zal het systeem op één computer worden uitgevoerd. De gebruikte computer moet de volgende specificaties hebben.
- Minimaal 1 GB RAM
- Minimaal 10 GB vrije opslagruimte op de lokale schijf waarop de database zal staan
- De computer moet een Windows-gebaseerd besturingssysteem draaien met ten minste Windows XP en hoger
- De processorsnelheid moet minimaal 1 GHz hebben
4. Software
De computer die met het systeem wordt gebruikt, moet de volgende minimale specificaties hebben.
- Op Microsoft gebaseerd besturingssysteem
- Microsoft Office Suite (specifiek Microsoft Word en Microsoft Access)
5. Gegevens
De dagelijkse zakelijke transacties worden opgeslagen in een Microsoft Access-database.
Point of Sale Database Dictionary
Een databaswoordenboek beschrijft de databasevelden, wat ze doen en het gegevenstype.
Het volgende beschrijft de tabellen die we in onze database zullen hebben. Eenvoudigheidshalve zullen we het aantal tabellen op slechts vier (4) houden.
Producten Tafel
| S / N | Veldnaam | Data type | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | ID kaart | Numeriek | Record primaire sleutel |
| 2 | Productnaam | Draad | Naam van het product |
| 3 | Prijs | Numeriek | De prijs van het product |
| 4 | Hoeveelheid_at_hand | Numeriek | Beschikbare hoeveelheid op elk moment bij de hand |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numeriek | Vreemde sleutel die is gekoppeld aan de tabel met leveranciers |
Klantentafel
| S / N | Veldnaam | Data type | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | ID kaart | Numeriek | Record primaire sleutel |
| 2 | Klantnaam | Draad | Naam van de klant |
| 3 | Totaalaankopen | Numeriek | Geaccumuleerde waarde van de totale verkoop aan de specifieke klant |
Leveranciers tafel
| S / N | Veldnaam | Data type | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | ID kaart | Numeriek | Record primaire sleutel |
| 2 | Naam van leverancier | Draad | Naam van de klant |
| 3 | Contact nummer | Numeriek | Contactnummer van de leverancier |
| 4 | E-mailadres | Draad | E-mailadres van de leverancier |
Verkooptafel
| S / N | Veldnaam | Data type | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | ID kaart | Numeriek | Record primaire sleutel |
| 2 | Klanten ID | Numeriek | Unieke klant-ID |
| 3 | Transactie datum | Datum | De datum waarop de transactie is geregistreerd |
| 4 | Betaald bedrag | Numeriek | Totaal aankoopbedrag |
| 5 | Betaald | Boolean | Booleaans veld dat aangeeft of een klant heeft betaald of niet |
Tabel met verkoopgegevens
| S / N | Veldnaam | Data type | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 1 | ID kaart | Numeriek | Record primaire sleutel |
| 2 | sales_id | Numeriek | Unieke klant-ID |
| 3 | Product-ID | Datum | De datum waarop de transactie is geregistreerd |
| 4 | hoeveelheid | Numeriek | Totaal aankoopbedrag |
| 5 | Betaald | Boolean | Booleaans veld dat aangeeft of een klant heeft betaald of niet |
Kassa-database entiteit-relatiediagram
Het entiteit-relatiediagram toont de relatie tussen tabellen in de database. De volgende tabel beschrijft de relaties tussen de databasetabellen
| S / N | Relatie | Primair | Vreemde sleutel | Relatie aard |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producten voor verkoop | Id in producten | Product_id in verkoop | 1 tot veel |
| 2 | Verkoop aan klanten | Id in klanten | Customer_id in sales | Veel te veel |
| 3 | Producten aan leveranciers | Id in leveranciers | Recommended_supplier_id in producten | Veel tegen 1 |
De volgende afbeelding toont de relaties tussen de tabellen in onze database.
Hoe een transactie wordt verwerkt in het systeem
- Het systeem haalt alle klantrecords uit de klantentabel op en vult de vervolgkeuzelijst
- De kassamedewerker klikt op de knop nieuwe transactie. Dit creëert een nieuw record in de verkooptabel en genereert een transactie-ID.
- Het systeem haalt alle producten op uit de producttabel en vult de vervolgkeuzelijst
- De kassamedewerker selecteert een product uit de vervolgkeuzelijst. Het systeem bewaart de product-id en prijs voor het huidige item.
- De kassamedewerker voert de gekochte hoeveelheid in. Het systeem berekent het subtotaal op basis van de opgeslagen prijs en het ingevoerde aantal. Dit proces wordt herhaald totdat alle producten in het systeem zijn geboekt.
- De kassamedewerker vult het bedrag in dat de klant heeft betaald. Het systeem berekent het wisselgeld als de klant meer betaalt dan de prijs.
- Kassier klikt op de knop betaling achteraf. Het systeem werkt de;
- producthoeveelheid bij de hand in productentabel
- werkt het veld voor betaald bedrag bij en markeert de transactie als betaald in de verkooptabel
- werkt het veld met totale aankopen bij in de klantentabel
Schermafbeeldingen van de grafische gebruikersinterface van het verkooppunt
Systeemhoofdvenster - dit is het toegangspunt tot het systeem. Het stelt de gebruikers in staat om gegevens in te voeren, transacties te verwerken, rapporten af te drukken en verkoopgegevens naar Excel te exporteren voor verdere analyse.
Hier hebben we verschillende gegevensinvoervensters gedemonstreerd die worden gebruikt tijdens POS, om een overzicht te geven van het veld dat wordt gevuld tijdens het uitvoeren van de transactie.
Point of Sale Window gebruikt door kassamedewerkers aan de kassa
De gebruikersinterface is zo ontworpen dat deze de kassamedewerker door de stappen leidt die nodig zijn om een succesvolle aankooptransactie te boeken.
Venster voor het invoeren van klantgegevens
Venster voor gegevensinvoer van producten
Overzicht
Deze tutorial laat je de praktische stappen zien die komen kijken bij het ontwikkelen van een informatiesysteem en legt een prototype van een kassasysteem (kassasysteem) uit. Het systeem is ontwikkeld met Visual Basic for Applications (VBA) in Microsoft Access.
- De volgende