Wat is fysieke inventaris?
Fysieke inventaris is een proces waarbij wordt bepaald of de voorraadhoeveelheden exact zijn, of dat er verschillen zijn in de hoeveelheid die fysiek aanwezig is en die wordt vermeld in het SAP-systeem. Kortom, nadat u klaar bent met de fysieke inventaris, moeten uw systeem- en fysieke voorraadniveaus hetzelfde zijn.
Het is verplicht om juridische redenen en wordt meestal één keer per jaar uitgevoerd.
Om het proces te vereenvoudigen, controleert u het onderstaande diagram, dit zijn de meest gebruikelijke stappen voor het doen van fysieke inventaris (niet alleen in SAP ERP).
Naast de juridische redenen is het uitermate handig om de juiste voorraadaantallen in het systeem te hebben die overeenkomen met de fysieke voorraad. Het management kan beschikken over de juiste informatie over de waarde van voorraadmaterialen. ATP voor verkoop is correct. MRP wordt gedaan met behulp van de juiste invoerparameters (materiaalvoorraadhoeveelheden).
Niet de juiste voorraadniveaus in het systeem hebben, betekent precies het tegenovergestelde. Het management heeft een verkeerd beeld over het financiële aspect van de voorraad in bezit. ATP gebruikt de verkeerde gegevens (de verkoop kan mogelijk iets niet fysiek op voorraad verkopen maar niet in het systeem bestaan, of het systeem kan iets verkopen dat niet fysiek aanwezig is in het magazijn). MRP is onnauwkeurig (productieplanning en andere materiaalplanningsprocessen kunnen een groot probleem vormen, aangezien ze nodig zijn om de behoefte aan productie / inkoop te berekenen op basis van voorraadniveaus en verschillende andere informatie).
Nu zie je dat het hebben van een duidelijk en correct voorraadniveau van enorm belang is voor veel processen in een bedrijf. Nu zult u zien hoe de fysieke inventaris wordt gedaan in de MM-module.
Soorten fysieke inventaris
De volgende fysieke inventarisatieprocedures kunnen worden gebruikt in het SAP-systeem:
- Periodieke inventarisatie
- Doorlopende inventarisatie
- Fietsen tellen
- Voorraadbemonstering
Periodieke inventarisatie Bedrijven maken meestal gebruik van dit soort inventaris. In de meeste gevallen gebeurt dit eenmaal per jaar, en dit soort inventaris wordt jaarlijkse fysieke inventaris genoemd. Dat betekent dat de materiaalvoorraad één keer per jaar wordt geteld. Meestal aan het einde van het jaar of na het seizoen (in seizoensindustrieën).
Doorlopende inventarisatie Alle materialen worden ergens in het jaar geteld, maar dat kan op elke gewenste dag worden afgesproken. We kunnen dus wat materiaal tellen in februari, anderen in april enzovoort. Eén materiaal kan op één datum worden geteld. Dit type voorraad wordt voornamelijk gebruikt in magazijnen op basis van magazijnbeheer, maar het kan ook worden gedaan in voorraadbeheer.
Cyclustelling Dit type voorraad stelt ons in staat een periode vast te stellen voor regelmatige intervallen voor de fysieke voorraad op materiaalniveau. Een snel bewegend en waardevol materiaal kan dus vier keer per jaar worden geteld, terwijl langzaam bewegend en laagwaardig materiaal één keer per jaar kan worden geteld. De indicator hiervoor wordt ingesteld in de materiaalstam in de weergave Plant / opslaglocatie 1 in het veld
CC fys. Inv. Ind . Voorraadbemonstering Op de balansdatum worden slechts een aantal willekeurig geselecteerde materialen geteld, en als die materialen voldoende kleine verschillen vertonen, kan ook worden aangenomen dat de andere materialen een correct voorraadniveau hebben. Niet zo vaak gebruikt, omdat het in wezen een benadering is, maar in sommige gevallen kan het worden gebruikt als materiaal en magazijnstructuur dat impliceren.
We zullen de meest voorkomende - jaarlijkse inventarisatie-optie in het volgende onderwerp onderzoeken.
Inventarisatiedocument creëren
De volgende procedure kan worden gebruikt bij het creëren en verwerken van het inventarisatiedocument.
Stap 1)
- Voer de transactie MI01 uit .
- Voer de documentdatum en de geplande datum in om te tellen (laat de standaardwaarde voor vandaag).
- Voer Plant / Opslaglocatie / Speciale voorraadindicator in.
- Kies of u Boekingsblokkering wilt (als er een mogelijkheid is dat iemand een boeking zal doen terwijl de fysieke inventaris bezig is, schakel dit dan in - materiaalniveau), Boekvoorraad bevriezen (het huidige boekhoudingssaldo wordt geregistreerd in het fysieke inventarisatiedocument als deze optie is ingeschakeld), en als u batches wilt tellen met een verwijderingsvlag (spreekt voor zich). Druk op ENTER .
Stap 2)
- Voer de materiaalnummers in die u in dit inventarisatiedocument wilt opnemen.
- Sla de transactiegegevens op.
U wordt op de hoogte gebracht van het nieuw aangemaakte fysieke inventarisatiedocumentnummer.
Stap 3)
Optionele stap.
- Voer de transactie MI02 uit om wijzigingen in het document aan te brengen (indien nodig).
- Dubbelklik op het item als u wilt controleren of het tellen al is voltooid. Ss
- Als u het document moet verwijderen, kunt u de verwijderingsindicator instellen.
Stap 4)
Optionele stap.
- Je kunt in het itemniveau zien dat ons materiaal nog niet is geteld.
Stap 5)
Optionele stap.
- Op kopniveau kunt u de gegevens bewerken die zijn ingevoerd tijdens het aanmaken van het inventarisatiedocument.
U bent nu klaar met het aanmaken (en wijzigen van het inventarisatiedocument). U kunt het document weergeven met de MI03- transactiecode.
De telresultaten invoeren
In het volgende onderwerp laat ik u zien hoe u de telresultaten in het inventarisatiedocument kunt invoeren.
Het proces is vrij eenvoudig, maar het moet nauwkeurig worden uitgevoerd omdat de fout bij het invoeren van de telling later resulteert in een slechte voorraadbalans. Er is dus een grote behoefte aan zowel het telproces als het invoerproces.
Stap 1)
- Voer de transactiecode MI04 uit.
- Voer het fysieke documentnummer en boekjaar in.
- Voer de teldatum in als deze verschilt van de voorgestelde datum.
- Voer het variantiepercentage in. Dit betekent dat als u 100 stuks op voorraad had vóór het inventarisatieproces en u 107 stuks invoert als telresultaat, u een waarschuwingsbericht krijgt over het verschil tussen de vorige voorraadhoeveelheid en de getelde hoeveelheid . Druk op ENTER .
Stap 2)
- Voer het aantal in dat voor dit artikel wordt geteld.
- Druk op Enter.
You will be informed that there is a quantity difference of 20 pcs, if you haven't made a mistake while entering the quantity, you can bypass the warning by pressing ENTER. If you made a mistake while entering the quantity, you can correct the entry (124 pcs in my case) and hit ENTER again.
If you get the warning message, and you think that there might be a mistake in the counting process, you can recount the item again and correct the results (check out MI05 transaction code, and MI11 if needed).
After I have corrected my entry to 124 pcs, I will save the transaction data.
Posting the Differences
After you have possibly recounted and reentered quantity information for problematic materials, you can post the differences by using the transaction MI07.
Step 1)
- Execute the transaction MI07.
- Enter your physical inventory and fiscal year.
- Enter posting date. Goods posting will be done according to this date. Some companies use 31.12. In the annual physical inventory as the last day of fiscal year.
- You can use the threshold value to enter the maximum allowed differences value in local currency. If you don't want a limit leave this field blank. In order for this to work, materials need to have the standard or variable price maintained.
- Press ENTER.
Step 2)
- You can see the difference quantity. This means that we have found 4 pieces more than it was previously stated in the system.
- Value isn't shown as our controlling/accounting department didn't yet release the prices for this material. This needs to be done in a production environment. You cannot post a difference of 4 pieces with the respective value of 0,00 Eur.
We can see that our posting is done by creating the resulting material document 4900547510.
Step 3)
Optional.
We can check the material document in MB03.
- We can see a quantity of 4 pcs in the material document.
- Movement type used for goods receipt from physical inventory difference posting is 701.
This means that 4 pieces are added to the inventory.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
You are done with physical inventory. You can now continue with regular warehouse activities.