Inkoop is een onderdeel van de SAP MM-module en het proces kan ruwweg worden weergegeven in het onderstaande diagram.
MRP (Material Resource Planning) creëert een inkoopvoorstel en wordt later omgezet in een inkoopaanvraag. De volgende stap is het toewijzen van de bron aan de inkoopaanvraag en het vrijgeven van de inkoopaanvraag. De PR wordt omgezet in een inkooporder en na ontvangst van de goederen kan een factuurontvangst worden gedaan om het inkoopproces te voltooien. Bovendien wordt de betaling verwerkt (in FI-module).
Inkoop hoeft niet te beginnen bij de MRP, het kan worden geïnitieerd door een op verbruik gebaseerde planning of door het direct creëren van PR of PO.
MRP is een systeemfunctie om de materiaalvereisten op zowel materiaal- als BoM-niveau te bepalen. Een BoM (Bill of Materials) is een lijst met componenten en subcomponenten waaruit één materiaal bestaat.
Een van de basisdocumenten bij Inkoop in SAP is een aanvraag tot bestellen.
Aankoopaanvraag
Inkoopaanvragen kunnen automatisch door het systeem of handmatig worden aangemaakt. Ze kunnen worden omgezet in bestellingen, maar alleen na vrijgave (goedkeuring van de aanvraag tot bestellen).
We behandelen verschillende onderwerpen in deze les die kunnen helpen bij het begrijpen en creëren van de aanvraag tot bestellen.
Nummerreeksen in opdrachten tot bestellen zijn vereist, net als in andere documenten, om het documentnummer toe te wijzen aan nieuw gemaakte documenten.
Later worden deze nummerreeksen toegewezen aan verschillende documenttypen die we kunnen definiëren voor gebruik bij de verwerking van opdrachten tot inkoop.
We behandelen ook het trackingnummer voor vereisten, wat in feite een cijfer / lettercombinatie is die uniek kan worden toegewezen aan meerdere documenten om bepaalde belangrijke vereisten bij te houden.
U ziet hoe de bronbepaling werkt en waarom deze nuttig is, en hoe deze bron kan worden toegewezen aan ons inkoopdocument.
Ten slotte leert u hoe u de aanvraag tot bestellen moet verwerken, vanaf het moment dat deze wordt aangemaakt tot het wordt omgezet in een bestelling.
Nummerreeksen voor inkoopaanvragen
Het toewijzen van nummerreeksen voor aanvragen tot bestellen werkt op documenttype. Er kunnen verschillende nummerreeksen worden gemaakt en achteraf worden toegewezen aan een specifiek type aanvraag tot bestellen.
Dit wordt gedaan bij het aanpassen. Aan aanvraagdocumenten kunnen twee nummerreeksen worden toegewezen. Aan elk documenttype wordt een intern en een extern bereik toegewezen. Interne nummerreeksen worden automatisch verhoogd door het systeem, en externe worden handmatig toegewezen.
Het onderstaande scherm toont een lijst met nummerreeksen voor aanvragen tot bestellen.
Van-nummer is het eerste nummer in de reeks, Tot-nummer is het laatst beschikbare nummer en het huidige nummer is het laatst toegewezen nummer aan een document.
Bovendien is er een selectievakje dat aangeeft of dit een extern nummerbereik is.
Een intern nummerbereik kan bijvoorbeeld worden gedefinieerd als een bereik van 20000000 tot 30000000, in dit geval worden documenten van het documenttype waaraan dit interval is toegewezen, genummerd vanaf 20000001 en worden verhoogd met 1 voor elk nieuw gemaakt document. Het laatste beschikbare nummer voor dit interval is 30000000, en als uw documenten het hele nummerbereik vullen, moet dit worden uitgebreid. Dit zal zelden gebeuren, aangezien het zou betekenen dat u 10 miljoen documenten in de opdracht tot inkoop zou hebben.
Definitie van documenttype
Documenttypedefinitie is een actie waarbij verschillende documenttypen voor een opdracht tot inkoop worden gedefinieerd. Het is handig om opdrachten tot bestellen te groeperen en het gebruik ervan gedetailleerder te specificeren. Zo kunnen we beschikken over standaard PR's, uitbesteding en voorraadtransport. Elk documenttype past bij een speciale behoefte en is geconfigureerd om op die manier te worden gebruikt.
In de definitie van het documenttype kunt u een aantal opties definiëren. Nummerintervallen (intern en extern), iteminterval, veldselectietoets, controle-indicator, algemene vrijgave-indicator (bepaalt of alle items in PR gelijktijdig of afzonderlijk worden vrijgegeven).
Het standaard documenttype Inkoopaanvraag in SAP wordt in alle installaties gedefinieerd als NB.
Vereiste trackingnummer
Dit nummer wordt gebruikt voor het volgen van specifieke vereisten. Het kan worden ingevoerd tijdens het aanmaken van een aanvraag tot bestellen en wordt gekopieerd naar het document van de inkooporder. Het wordt onderhouden op itemniveau en items kunnen op dit nummer worden geselecteerd in verschillende rapporten, zoals MELB .
- Voer een MELB- transactie uit.
- Klik op de knop Kiezen .
Als u op Doorgaan klikt , keert u terug naar het oorspronkelijke selectiescherm ... U heeft ook een verscheidenheid aan opties en u moet de meest geschikte opties kiezen om de zoekopdracht te verfijnen.
- Voer de vereiste trackingnummer (s) in.
- Uitvoeren.
U krijgt een lijst met documenten te zien met het trackingnummer.
Bronbepaling
Bronbepaling helpt bij het vinden van de meest geschikte bron voor een behoefte, het kan bijvoorbeeld voorstellen welke hoofdlijnenovereenkomst, welke interne inkoopbron (fabriek) of welke leverancier op een bepaald moment kan worden gebruikt voor het bestellen van specifieke materialen.
Bronbepaling neemt verschillende gegevens als parameters voor het feitelijke bepalingsproces. Deze omvatten een overzichtsovereenkomst, record met aankoopinformatie, fabriek in ons bedrijf, quotaregeling, bronlijst.
Met dit alles wordt rekening gehouden bij het bepalen van de best mogelijke bron voor een vereiste.
De eerste controle wordt gedaan via Quota Arrangement, waar het systeem bepaalt of er een geschikte bron is met de relevante quotaregeling voor het materiaal, en als er een geschikte bron wordt gevonden, wordt deze geselecteerd en wordt aanvullend zoeken naar de bron afgebroken.
Als dit niet het geval is, houdt het systeem rekening met de bronnenlijst en zocht het daar naar geldige bronnen. Een bronnenlijst bestaat uit vaste en geblokkeerde records. Vaste records zijn voor vaste leveranciers voor specifiek materiaal dat gedurende een bepaalde periode geldig is. Geblokkeerde records kunnen in deze status niet als bron worden gebruikt.
Ten slotte zoekt het systeem de hoofdovereenkomst en het inforecord op voor geloofwaardige bronnen en wijst hen de aanvraag toe. U hebt in de vorige les gezien wat een inkoopinformatierecord is, en een hoofdlijnenovereenkomst is een planningsovereenkomst of contract dat ook wordt gebruikt in het bronbepalingsproces als invoerinformatie.
Om de bronbepaling te gebruiken, moet u het selectievakje Bron bepalen aanvinken op het beginscherm van de inkoopaanvraag.
Toewijzing van bron
Het systeem kan een brontoewijzing op de achtergrond of op de voorgrond uitvoeren.
Als de zoekopdracht in de voorgrondmodus wordt uitgevoerd en er wordt meer dan één geldige bron gevonden, verschijnt er een keuzelijst waaruit de gebruiker de juiste bron moet selecteren. Als er maar één geschikte bron wordt gevonden, wordt deze automatisch toegewezen.
Als de zoekopdracht op de achtergrond wordt uitgevoerd, moet een enkele bron worden bepaald en om te bereiken dat het systeem verschillende functies bij het zoeken zal uitvoeren.
Overzichtsovereenkomsten hebben bijvoorbeeld voorrang op de recordbron voor inkoopinformatie en in geval van conflict wordt een hoofdlijnenovereenkomstbron geselecteerd.
Als er meer dan één geldige bron wordt gevonden in hoofdlijnenovereenkomsten, is de unieke geldige bron die van de reguliere leverancier, en als geen van beide records voor een reguliere leverancier is, moet de bron handmatig worden bepaald.
U kunt zien hoe twee bronnen door het systeem worden aangeboden, waaruit we handmatig de betere moeten kiezen.
