Payroll is een proces om het salaris en de lonen van vaste en tijdelijke medewerkers van een organisatie te berekenen. Bij de loonberekening wordt rekening gehouden met de aanwezigheid, bonus, overuren, belastingregels en andere informatie van een werknemer om de loonstrook van die werknemer te genereren. De salarisadministratie kan dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks worden uitgevoerd, afhankelijk van de salariscycli van de organisatie.
Het volgende stroomschema geeft een weergave van het SAP HR-salarisadministratieproces samen met de status van het controlerecord tijdens elke fase.
Vrijgegeven loonlijst:
- In dit stadium wordt het Payroll Control Record ingesteld op "Release for Payroll".
- Verleden en huidige HR-stamgegevens zijn vergrendeld voor die specifieke werknemers. In de toekomst gedateerde wijzigingen in stamgegevens zijn echter toegestaan in uw SAP-systeem.
- Als de salarisadministratie wordt vrijgegeven uit de fase "Exit", gaat het systeem over naar de volgende salarisperiode, waarbij het periodegetal van het salarisgebied met 1 wordt verhoogd in het Salariscontrolerecord (bijvoorbeeld van periode 01/2008 tot 02/2008).
Salarisadministratie starten:
- U voert de salarisrun uit voor één salarisgebied, voor de salarisperiode die is gedefinieerd in het Salariscontrolerecord.
- Als er fouten optreden, krijgt u een lijst met afgewezen medewerkers tijdens de salarisrun. Het systeem heeft de afgewezen werknemers tijdens de salarisadministratie opgeslagen in iets genaamd "Matchcode W".
Correcties:
- In dit stadium wordt het salariscontrolerecord ingesteld op "Vrijgegeven voor correctie".
- Verleden en huidige HR-stamgegevens voor die specifieke werknemers zijn nu ontgrendeld voor correcties.
- U dient de nodige correcties aan te brengen om de loonfouten te herstellen.
- Zodra u de benodigde correcties hebben gemaakt, moet u de release Payroll en Start Payroll gebruik Matchcode W , waarin alleen de werknemers die tijdens de vorige payroll run werden verworpen zal selecteren.
- U kunt zo vaak als nodig is tussen de fasen "Correcties" en "Vrijgegeven loonlijst" schakelen.
Salarisadministratie verlaten:
- In dit stadium is het Payroll Control Record ingesteld op Exit Payroll .
- Verleden en huidige HR-stamgegevens voor die specifieke werknemers worden nu ontgrendeld in uw SAP-systeem.
- De salarisrun is afgesloten voor de betreffende periode. Met betrekking tot salarisresultaten kunt u niet achteruit gaan.
Salarisgebied
- Doorgaans heeft een organisatie verschillende typen medewerkers die op verschillende betalingsfrequenties worden betaald. Werknemers worden bijvoorbeeld wekelijks betaald, bedienden worden maandelijks betaald, deeltijdwerkers worden doorgaans tweewekelijks betaald.
- Payroll Area groepeert werknemers op dezelfde loonrunfrequentie (halfmaandelijks, maandelijks, enz.).
- Bij het uitvoeren van een salarisadministratie voor een bepaald salarisgebied worden alle medewerkers die tot die salarisadministratie behoren verwerkt. Dit voorkomt de noodzaak om de salarisadministratie individueel uit te voeren voor werknemers die met dezelfde frequentie worden betaald
Salaristermijnen
- Records van de salarisadministratie voor eerdere maanden van een werknemer worden altijd opgeslagen voor belasting-, audit- en retro-doeleinden. Stel dat de huidige maand oktober 2010 is en u wilt verwijzen naar de salarisresultaten voor de maand januari 2010 voor een werknemer die maandelijks wordt uitbetaald. Het is zeker gemakkelijk om naar deze gegevens te zoeken. Maar wat als de werknemer is geconfigureerd om elke 9 dagen uitbetaald te worden en u wilt weten hoe zijn 16e loonstrook, voor het lopende boekjaar, eruit zag? Hoe zoekt u naar deze gegevens? Onhandig is het niet? Welnu, voer loonperioden in.
- Payroll Periods vertegenwoordigt de periode waarvoor de reguliere salarisadministratie wordt uitgevoerd.
- Het wordt geïdentificeerd door een periodienummer en een loonjaar.
- De loonperiode omvat een "startdatum", een "einddatum". In het bovenstaande voorbeeld heeft periode 01 voor salarisgebied xx startdatum 01/01 en einddatum 01/31
- Voor elk salarisgebied worden salarisperiodes gegenereerd voor huidige en toekomstige jaren.
- Bij het genereren van loonperiodes is het periodegetal afhankelijk van de periodeparameter (halfmaandelijks, maandelijks, etc.) en het begin van het boekjaar. Voor landen waarvoor het boekjaar bijvoorbeeld in april begint, vertegenwoordigt loonperiode "01 2010" de loonperiode voor april 2010.
Betaaldag:
- Het is de datum waarop het salaris is bijgeschreven op de bankrekening van de werknemer.
- Pay Day verschilt van organisaties tot organisaties. Sommige betalen op de laatste manier van werken van de maand, sommige bedrijven betalen het salaris van de laatste maand op de 10e van de huidige maand.
